Vos données, en clair

Où sont vos documents ?

Vos documents, leur index de recherche et l'historique des conversations sont stockés sur un serveur dédié à votre entreprise — il n'est partagé avec aucun autre client — hébergé en France chez Hostinger, un hébergeur à capitaux européens. Rien n'est stocké en dehors de l'Union européenne.

Qui peut y accéder ?

L'accès est contrôlé document par document : chaque document porte des étiquettes, et chaque employé n'interroge que les documents que ses étiquettes autorisent. Un employé qui pose une question sur un document auquel il n'a pas droit reçoit la même réponse que si le document n'existait pas. Un document dont le classement n'a pas encore été validé par votre responsable n'est visible par personne.

Côté Baku 2.0 (votre prestataire) : un accès administrateur existe pour l'installation, la maintenance et le support. Chaque action d'administration est consignée dans un journal d'audit horodaté, avec l'adresse IP, que votre responsable peut consulter à tout moment.

Votre dossier personnel

Chaque utilisateur dispose d'un dossier personnel (« Mon dossier ») où déposer ses propres documents. Nous sommes précis sur ce que cela signifie :

• Aucun autre utilisateur ne peut y accéder — ni un collègue, ni un responsable (« manager »).
• Les administrateurs de l'instance, eux, peuvent y accéder (maintenance, départ d'un collaborateur) ; chacun de ces accès est enregistré dans le journal d'audit.
• L'isolation est applicative, pas du chiffrement : l'administrateur technique du serveur peut matériellement lire les fichiers, et leur contenu transite chez Mistral pour l'indexation, comme tout document. Aucune promesse de chiffrement de bout en bout.

Qu'est-ce qui part vers l'intelligence artificielle, et quand ?

Larca fonctionne avec Mistral AI, société française, notre unique sous-traitant d'intelligence artificielle. Concrètement, deux moments :

• À l'ajout d'un document : l'intégralité de son texte est transmise à Mistral pour être indexée (transformée en index de recherche), titrée et classée. S'il s'agit d'un scan ou d'un PDF image, le fichier lui-même est transmis pour en extraire le texte (OCR). Transmission chiffrée vers l'infrastructure européenne de Mistral.
• À chaque question : seules la question et les extraits de documents pertinents — et uniquement ceux que vos droits autorisent — sont transmis pour produire la réponse.

Mistral est le seul destinataire externe. En dehors de ces deux moments, Larca n'émet aucune autre connexion vers l'extérieur : ni police de caractères, ni mesure d'audience, ni service tiers.

Ce que Mistral garantit contractuellement (accord de traitement des données conforme au RGPD, certifications SOC 2 Type II et ISO 27001) :

• Vos données ne servent jamais à entraîner leurs modèles.
• Aucune conservation après traitement. L'option « Zero Data Retention » est active pour cette instance : vos données ne sont pas conservées par Mistral, même temporairement.

À aucun autre moment vos documents ne sont transmis à qui que ce soit.

Vos réponses sont-elles fiables ?

L'assistant répond uniquement à partir de vos documents et cite ses sources sous chaque réponse. Si l'information ne se trouve pas dans les documents autorisés, il répond qu'il ne la trouve pas — il n'improvise jamais. Vous pouvez vérifier chaque réponse en un clic.

Les sauvegardes

Chaque nuit, une sauvegarde complète (documents, index, historique, droits d'accès) est réalisée automatiquement et chiffrée, avec une rétention de 30 jours. La procédure de restauration est testée : une sauvegarde qui n'a jamais été restaurée n'en est pas une.

Soyons précis sur ce que cela protège. Ces sauvegardes sont aujourd'hui conservées sur le serveur lui-même (sauvegarde locale chiffrée sur le serveur). Elles vous couvrent contre une suppression accidentelle ou une corruption de données — pas contre la perte ou la compromission du serveur, puisqu'elles disparaîtraient avec lui. La copie hors serveur n'est pas encore active sur cette instance.

Et vous gardez la main : depuis l'administration, votre responsable peut à tout moment déclencher une sauvegarde immédiate ou exporter l'intégralité de vos documents dans leur format d'origine, sans rien nous demander. Vos données ne sont jamais otages.

Si vous supprimez un document

La suppression est immédiate et complète : le document, son index de recherche et ses extraits disparaissent en une seule opération technique indivisible. Il cesse instantanément d'être consultable dans l'assistant. Il disparaît des sauvegardes à l'expiration de leur rétention (30 jours au plus).

Vos conversations

Vous pouvez supprimer vos conversations à tout moment depuis l'historique du chat (panneau de gauche). La suppression est immédiate et définitive : la conversation et tous ses messages disparaissent en une seule opération. Chacun ne voit et ne supprime que ses propres conversations.

À la fin du contrat

Vous pouvez exporter l'intégralité de vos documents vous-même, à tout moment, via le bouton « Tout exporter » — y compris pendant la période de clôture. À la fin du contrat, nous vous remettons un dernier export complet, puis l'instance — base de données, index, historiques, sauvegardes — est détruite, et nous vous le confirmons par écrit.

Vos droits (RGPD)

Votre entreprise reste responsable du traitement de ses données ; Baku 2.0 agit comme sous-traitant, et Mistral AI comme sous-traitant ultérieur — chaque maillon est couvert par un accord de traitement (DPA) que nous tenons à votre disposition. Pour toute demande d'accès, de rectification ou d'effacement : contact@baku2.be.

Transparence sur l'assistant

Conformément au règlement européen sur l'intelligence artificielle (article 50), chaque écran de Larca vous informe que vous échangez avec un assistant IA. Ce n'est pas un humain, et il ne prétend jamais en être un.